"Back-to-back". So nennen „Profis“ einen komplett durchgeplanten Tagesablauf. Rücken an Rücken reihen sich Termine oder Aufgaben, auch forciert durch Homeoffice und Homeschooling. Das Dringende überlagert so automatisch das Wichtige. Die Corona-Pandemie lehrt uns, wie es auf Dauer NICHT geht. Eine Fähigkeit ist daher wichtig, um nicht im Hamsterrad hängen zu bleiben: Das Schaffen von Freistunden für ... nichts! Zumindest zunächst ...
Zeit kann nicht vermehrt, gelagert oder angespart werden. Zeit ist in jeder Sekunde nur eins – weg! Deshalb geht es beim „Freiplanen“ darum, für sich oder in einem Team freie Stunden zu sichern. Die „freigeplante“ Zeit dient dem Unbekannten und Ungewissen, das wir nicht einplanen können. Dieser persönliche Freiraum, auch in einem Team oder einer Abteilung, ist umso wichtiger, je stärker wir im Berufsalltag auf Effizienz getrimmt werden und die Produktivität der Arbeit ein wichtiger Maßstab ist. Freiplanen bedeutet daher nicht, in der gleichen begrenzten Zeit mehr erledigen zu können.
Freiplanen braucht Routinen
Nicht eine Maßnahme kann das Problem lösen, dem Zeit- und Termindruck zu entrinnen und Freistunden zu schaffen. Die Kombination ist entscheidend, passend zum eigenen Arbeitsstil und der aktuellen Lebenslage. Und idealerweise stellt sich nach einiger Zeit eine Routine ein, über die Sie nicht mehr nachdenken und die Sie nicht mehr bewusst verfolgen müssen:
Zeitkonto verfolgen: Wenn Zeit Geld ist, dann kann auch für die eigene Zeit ein Budget bestimmt werden. Für lästige „Zeitfresser“ wird ein maximales Budget gesetzt. Gegen dieses Budget wird die tatsächlich verbrauchte Zeit gebucht. Ein Ziel könnte sein, zehn Prozent weniger zu benötigen als bisher. Diese Zeit ist dann frei geplant. Der Beginn ist die „Buchführung“ des aktuellen Zeitverbrauches, zum Beispiel im nächsten Monat für Meetings. Dann wird das Budget reduziert als neues Soll und der Verbrauch laufend kontrolliert, damit das reduzierte Budget eingehalten wird.
Zeiten verkürzen: Zeitkonten schaffen Rituale. Auch für einzelne „Zeitfresser“ können ritualisierte Abläufe eingeführt werden, zum Beispiel die Bearbeitung von E-Mails und allen anderen Nachrichten. Sich strikt an bestimmte Tageszeiten zu halten, in denen E-Mails & Co. erledigt werden, fokussiert die eigene Konzentration und schafft Freiräume. Diese „Slots“ können über den Tag verteilt sein. Wie drei Essenszeiten sind drei E-Mail Zeiten denkbar.
Zeitkomfort reduzieren: Luxus führt zur Verschwendung. Bei einem Treffen im Stehen kommen alle wesentlich schneller auf den Punkt. Eine gemütliche Atmosphäre verlängert im Alltag die Diskussionen unnötig. Unliebsame Tätigkeiten sollten auch unliebsam sein, nach dem Motto: Bloß schnell raus und weg hier. Je leichter wir Nachrichten beantworten können, zum Beispiel mit dem Mobiltelefon diktieren, desto mehr Nachrichten versenden wir – weil es so einfach ist. Sinnloses sollte schwer sein, um für uns Sinnvolles machen zu können.
Damit die Transformation gelingt und das Change Management erfolgreich ist, sollte das Thema „Freiplanung“ Teil der Organisationsentwicklung sein. Dadurch wird die Wirksamkeit und Nachhaltigkeit erhöht, durch den gemeinsamen Erfahrungsaustausch und Verknüpfung mit weiteren Maßnahmen zur Verbesserung des Arbeitsumfeldes.