Gerade als Führungskraft sind Transparenz und Eindeutigkeit die Grundlage für Vertrauen. Dazu gehört auch Nein sagen zu können, ohne Mitarbeitende zu demotivieren, zu enttäuschen oder gar zu verletzen.
Wenn es Ihnen schwerfällt, als Führungskraft Nein zu sagen, können folgende Interventionen hilfreich sein. Einzeln oder kombiniert eingesetzt können Sie diese fünf Maßnahmen unterstützen, um richtig Nein sagen zu lernen:
1. Meine Hindernisse zum Nein sagen reflektieren
Hinter dem Zögern, Nein zu sagen, verbirgt sich häufig eine diffuse Angst. Um gezielt etwas zu verändern, sollten Sie bestimmen, warum Sie sich vor einem Nein fürchten. Das „Ja-Sagen“ kann viele Ursachen haben:
- Jedermanns Liebling: Sie wollen von allen gemocht werden.
- Der soziale Angsthase: Sie antizipieren negative Folgen, wenn eine Bitte ausgeschlagen oder ein Anliegen verwehrt wird.
- Der Tausendsassa: Sie fürchten, Chancen zu verpassen, wenn man nicht überall präsent ist.
- Mutter Theresa: Sie ziehen Ihre Selbstbestätigung aus Ihrer Hilfsbereitschaft.
- Ich! Einfach unersetzlich: Sie haben das Gefühl, dass niemand außer Ihnen in der Lage ist, die Dinge zu richten.
Kaum überraschend wird für Sie sein, dass alle fünf Ja-Sager-Typen destruktiv handeln. Es ist weder möglich, von allen gemocht zu werden noch gänzlich ohne Risiko zu leben. Das Ausmaß der Konsequenzen wird zudem oftmals überschätzt! Ein Nein wird kaum zum Ende einer aufrichtigen Freundschaft oder zum Verlust des Arbeitsplatzes führen.
Möglicherweise wird derjenige, dem abgesagt oder etwas verwehrt wurde, eine Weile eingeschnappt sein. Dieses durchaus unangenehme Gefühl haben Sie als Führungskraft auszuhalten!
2. Folgen eines falschen Ja bewerten
Machen Sie sich die Folgen einer Zusage oder Bestätigung bewusst. Welcher Aufwand entsteht zusätzlich? Was könnten Sie selbst Wichtiges in der Zeit erledigen? Welche Dinge bleiben auf der Strecke?
Rechnen Sie die Zeit zusammen, die Sie damit verbringen, ein Ja zu erledigen, zum Beispiel Aufgaben für andere zu übernehmen. Dies schwarz auf weiß zu sehen, kann sehr lehrreich sein!
Zudem können Sie auflisten, was es konkret kostet, nicht Nein sagen zu können. Nachfolgend einige Beispiele:
- Es braucht Zeit und Energie, die Sie in wichtigere Aufgaben investieren könnten.
- Durch ungewollte Zusagen erzeugen Sie selbst Stress und Zeitdruck.
- Sie ärgern sich, wieder nachgegeben zu haben.
- Sie fühlen sich ausgenutzt.
- Ziehen Sie abschließend Bilanz: Sind die „Kosten“ den Gefallen, Ihre Zusagen oder die Bestätigung wert?
3. Sich das Nein erlauben
Selbstfürsorge hat nichts mit Egoismus zu tun, auch als Führungskraft. Das sollten Sie sich vor Augen halten, wenn nach einem Nein ein schlechtes Gewissen aufkeimt. Wir können anderen Menschen nur helfen, wenn wir auch auf uns selbst achten. Hierzu gehört das Nein sagen. Niemand kann ständig für alle anderen da sein, ohne zwischendurch Kraft zu tanken.
Besonders als Führungskraft hat man nicht nur das Recht, vielmehr die Pflicht, sich NICHT emotional erpressen zu lassen. Ein Nein heißt Nein. Darüber muss nicht (immer) diskutiert werden.
4. Zeit zum Denken nehmen
Andere Führungskräfte oder Mitarbeitende überrumpeln Sie. Die meisten bereuten Zusagen werden getroffen, wenn Sie jemand mit einer Bitte überrascht. Gewöhnen Sie sich ab, sofort zuzusagen. Bitten Sie um Bedenkzeit. Denn so zeigen Sie Anerkennung, das Anliegen des Mitarbeitenden ernst zu nehmen.
Je nachdem, wie eilig das Anliegen ist, sollten Sie sich mindestens einen Tag Zeit lassen: die berühmte „eine Nacht drüber schlafen“. Dann können die wesentlichen Aspekte einer Antwort abgewogen werden. Und niemand wird vor den Kopf gestoßen.
Analysieren Sie folgende Aspekte:
- Was genau soll ich eigentlich entscheiden oder beantworten?
- Wie wichtig ist die Entscheidung?
- Wie viel Zeit kosten mich die Folgen der jeweiligen Antwort Ja oder Nein?
- Möchte ich das machen oder widerstrebt es mir?
- Habe ich Zeit und Energie, zusätzlich Mitarbeitende zu helfen?
- Welche Dinge bleiben auf der Strecke, wenn ich Ja sage?
- Wie hat sich die Person, der ich antworten soll, in der Vergangenheit mir gegenüber verhalten?
Beantworten Sie diese Fragen am besten schriftlich in einer Art Pro- und Kontra-Liste. Ist Ihre Entscheidung schließlich getroffen, dann vertreten Sie diese selbstbewusst. Formulieren Sie das Nein freundlich und verständlich. Möglicherweise gibt es statt des Neins auch eine Alternative, die für beide Seiten akzeptabel ist …
5. Nein freundlich verpacken
Nein zu sagen bedeutet nicht, dass Sie einen anderen Menschen sprichwörtlich vor den Kopf stoßen. Ein Nein kann umgekehrt sogar eine Erleichterung für Mitarbeitende sein, eine Tätigkeit nicht fortsetzen zu müssen, die als sinnlos oder nicht zielführend betrachtet wird. In jedem Fall gilt: der Ton macht die Musik.
Eine Absage, ein Widerspruch oder eine andere Entscheidung sind respektvoll, klar und deutlich auszusprechen! Zeigen Sie Verständnis für die etwaige Enttäuschung, ohne sich doch überreden zu lassen.
Auch wenn Sie sich grundsätzlich nicht rechtfertigen müssen, kann es je nach Situation sinnvoll sein, das Nein zu begründen. Wenn der Mitarbeitende Ihre Beweggründe versteht, kann die Person mit der Absage oftmals besser umgehen. Es gibt leider immer wieder Menschen, die ein Nein nicht respektieren wollen. Insbesondere dann, wenn sie es nicht gewohnt sind. Hier hilft nur Konsequenz:
- „Ich weiß, dass du mich mit allen Mitteln überzeugen möchtest. Deine Perspektive kann ich nachvollziehen. Jedoch bleibt meine Antwort das Nein.“
- „Dir ist es offenbar sehr wichtig, mich dabei zu haben. Ich kann nur nochmals wiederholen, dass es mir diesmal nicht passt.“
Besonders dem eigenen Chef eine Bitte abzuschlagen ist eine Herausforderung. Eine bewährte Methode ist die Ausweichstrategie:
- „Ich habe leider nicht die Möglichkeit, heute länger zu bleiben. Aber ich könnte das Projekt mit Fristablauf vorziehen.“
- „Ich muss noch einen Auftrag abschließen, kann mich aber morgen um die neue Angelegenheit kümmern. Falls es besonders eilig ist, könnten Sie Kollege XY ansprechen.“
- „Leider schaffe ich das heute nicht mehr, da mir ein langes Telefonat mit dem XY dazwischenkam.“
Jede dieser versteckten Nein enthält eine stichhaltige Begründung. Diese muss der Wahrheit entsprechen! Fühlt der Chef sich gut informiert und kann die Gründe nachvollziehen (vielleicht hat XY ihn auch schon einmal stundenlang aufgehalten), wird er das Nein leichter akzeptieren.
Wichtig: Achten Sie im persönlichen Gespräch auf Ihre Körpersprache! Halten Sie den Oberkörper aufrecht und schauen Sie den Gesprächspartner in die Augen. Vermeiden Sie unnötige Bewegungen, zum Beispiel nervös mit den Füßen zappeln oder Hände kneten. Sprechen Sie laut und deutlich, aber dennoch ruhig und sachlich.